PDA x ケータイ FAN

グループウェアは、世間にたくさんあります。無料のものから、Microsoftや富士通のような大手メーカーが出しているものまで、いろいろなグループウェアがあります。

最近、スマートフォンや携帯電話が高機能化してきたことにより、画面が大きくなり、見やすくなり、通信速度も速くなり、外出先からグループウェアを利用しやすい環境になりつつあります。

しかし、グループウェアを携帯やスマートフォンで使いやすくなったとしても、そこには大きな壁。問題点があります。

それは、組織のルールの壁です。

チェンジ・ザ・ルールという本をご存知でしょうか？

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 この本は、TOC(制約条件の理論)を基にしたソフトウェア導入時に問題となる事柄が、小説形式の読み物になっています。

この本の趣旨は、たとえ優れたソフトウェアを導入しても、組織のルールが変わらなければ、ソフトウェアを導入したことにより、データ入力などの新しい作業が増えるだけで、状況が何も変わらないどころか悪くなることさえある。という内容です。

例えば、今回の論点であるグループウェアについて例にあげると……今までホワイトボードで社員のスケジュールを管理してきた会社が、グループウェアを導入し、ホワイトボードとグループウェアの両方でスケジュールの管理を始めるようなものです。

そのさい、ホワイトボードとグループウェアの両方にスケジュールを書き込むことになり、グループウェアにスケジュールを書き込むぶん、余計な作業が発生しています。つまり、ホワイトボードにスケジュールを書き込むという組織のルールが変わらない限り、グループウェアを導入した利点はなくなってしまうのです。

さて、これは大げさな例でしたが、実際にグループェアを導入しても、効果的に利用できず、結局使わなくなってしまう組織が多いと思います。それは、古いルールにグループェアの運用をあてはめて使おうとしているからであり、グループェアのパフォーマンスをもっとも引き出せる方法で、グループウェアを活用していないからです。

組織のルールを変えるという大きな壁を崩せない限り、どんなに携帯やスマートフォンの使い勝手が良くなり、グループウェアの効果的な利用方法がでてきても、無駄な作業が増えてしまい、「やっぱりグループェアなんてめんどくさくて使えないや」ということになります。

しかし、問題の多くは、組織のルールを変えないことにあります。

組織のルールを変えた上で、「やっぱりグループウェアは使えない」となったら、それは、本当に、その組織ではグループウェアによって得られるメリットが無かったということになると思います。

まずは、組織のルールを見直し、徹底し、フォローし続けることが大切です。